日々の業務で「メール対応」に多くの時間を取られていませんか？
- 長文メールを読むだけで時間がかかる
- 失礼にならない表現を考えるのに悩む
- 英文メールや丁寧な日本語表現に自信がない
Google Workspaceでは、Gmail上で Gemini（生成AI）を利用し、メールの要約、返信文の下書き、文面の書き換えなどを支援できます。
この記事では、GmailのGeminiを業務メールで安全かつ実用的に使う方法を、すぐに使えるプロンプト例とともに解説します。
用語解説
| 用語 | 意味 |
|---|---|
| Gemini | Googleが提供する生成AI。GmailやDocsなどで文書作成・要約を支援 |
| Google Workspace | 企業向けGoogleサービス（Gmail、Drive、Docsなど） |
| プロンプト | AIに対して指示を出す文章 |
| 下書き（Draft） | 送信前のメール文案。Geminiは自動送信せず、必ず人が確認 |
利用前の準備
必要なアカウント
Google Workspaceアカウントが必要です（個人のGmailでは機能が制限される場合があります）。
料金・プラン
Gemini for Google Workspaceは、Workspaceの特定エディションまたは追加ライセンスとして提供されています。プランや価格は変更される可能性があるため、導入時は必ず公式情報を確認してください。
権限と管理
- 管理者がGemini機能を有効化している必要があります
- 部署やユーザー単位で利用可否を制御できます
注意点
機密情報や個人情報を含むメールでは、社内ルールに従って利用可否を判断してください。
実践手順
Step 1: GmailでGeminiを起動する
- Gmailを開く
- 画面右側のGeminiアイコン（星形）をクリック
- サイドパネルが表示され、指示を入力できる
表示されない場合は、Workspace管理者設定や契約プランを確認してください。
Step 2: 受信メールを要約する
長文のやり取りを把握したい場合に有効です。
操作方法
- メールスレッドを開く
- Geminiパネルで「このメールを要約して」と入力
活用ポイント
- 会議前の状況把握
- CCに多く入ったスレッドの概要確認
Step 3: 返信文の下書きを作る
返信内容に迷う場合は、方向性を指示します。
コピペ用プロンプト例(日本語・丁寧)
このメールに対して、丁寧で簡潔な返信文を作成してください。
・内容は了承の意を示す
・日程は別途調整したい旨を伝える
・ビジネスメールとして自然な日本語にする
生成された文面は必ず人が確認・修正してから送信してください。
Step 4: 英文メールの下書き・書き換え
コピペ用プロンプト例(英文)
以下の要点をもとに、丁寧で自然な英語のビジネスメールを作成してください。
・ミーティングのお礼
・次のアクションの確認
・語調はフォーマル寄り
職種別の活用例
営業・カスタマーサクセス
- 顧客からの長文問い合わせを要約して把握
- お礼・日程調整・確認メールの下書きを迅速に作成
管理部門（人事・総務）
- 社内通知メールの文面たたき台を作る
- 表現が硬すぎないかをGeminiで調整
エンジニア・企画職
- 英文メールの心理的ハードルを下げる
- 技術的説明を「非専門家向け」に言い換える
よくある失敗と回避策
| 失敗パターン | 回避策 |
|---|---|
| 生成文をそのまま送信してしまう | 必ず内容・敬語・事実関係を人が確認する |
| 指示が曖昧で、使えない文面が出る | 目的・トーン・要点を箇条書きで指定する |
| 何でもGeminiに任せてしまう | 判断や約束を伴う内容は、人が責任を持つ |
セキュリティ・コンプライアンスの注意点
データの扱い
Googleは、Google Workspaceにおいて顧客データをモデル学習に使用しない旨を説明しています。ただし、社内規程として明文化し、従業員に周知することが重要です。
利用範囲の明確化
以下をAI利用ガイドラインに落とし込みましょう。
- 機密情報・個人情報を含むメールでの使用可否
- 社外秘文書の要約・書き換えルール
監査・説明責任
- Geminiはあくまで補助ツール
- 送信主体は常に人であることを前提に運用
FAQ
Q1. Geminiはメールを自動送信しますか？
いいえ。Geminiは下書きや提案を行うだけで、送信操作は必ずユーザーが行います。
Q2. 日本語は自然ですか？
一般的なビジネス日本語には十分対応しますが、社内特有の言い回しや微妙なニュアンスは人の確認が必要です。
Q3. 個人のGmailでも使えますか？
一部機能は利用できますが、業務利用や管理面ではGoogle Workspace環境が前提となります。
まとめ
GmailのGeminiは、「メールを書く・読む」という日常業務を数分単位で短縮できる実用的なAI機能です。一方で、社内利用ではルールと確認プロセスが欠かせません。
次のアクション
- まずは個人の業務メール（低リスク）で試す
- 効果が見えたら、部門単位で利用ルールを整理
- 社内AI利用ガイドラインと合わせて展開する
参考リンク
- Google Workspace: Gemini in Gmail 概要
- Google Workspace Updates: Gemini for Workspace の機能紹介
- Google Workspace Privacy Hub: Generative AI
- Gmail ヘルプ: Gemini 機能の使い方
※本記事は一般的な情報提供であり、法務・監査の個別助言ではありません。最終判断は社内ルールおよび専門家にご確認ください。