オンライン会議が増える中で、次のような課題を感じている方は多いのではないでしょうか。
- 会議後の議事録作成に時間がかかる
- 誰が何をやるのか（ToDo）が曖昧になる
- 録画は残っているが、見返す時間がない
Zoom AI Companionは、Zoomミーティングの内容をもとに、会議の要約やアクションアイテム整理を支援するAI機能です。会議中または会議後に、内容の整理や振り返りを補助します。
この記事では、Zoomに詳しくないビジネスパーソンでも理解できるよう、基本的な使い方と社内利用時の注意点を整理します。
前提知識と用語のやさしい定義
| 用語 | 説明 |
|---|---|
| Zoom | Web会議ツール。ミーティング、録画、チャット等の機能を提供 |
| AI Companion | Zoomが提供するAI支援機能の総称 |
| 会議要約 | 会話内容を短く整理した文章（決定事項や論点など） |
| アクションアイテム | 会議後に実施すべきToDo（担当・期限を含む） |
準備：必要なアカウント・料金プラン・権限
必要なアカウント
- Zoomアカウント（個人または法人）
- Zoom Workplaceの契約が必要
料金プランについて
Zoom AI Companionは、対応するZoom有料プランに含まれる形で提供されています。プランや提供条件は変更される可能性があるため、必ず公式情報を確認してください。
権限と管理設定
- 組織利用の場合、管理者がAI Companion機能を有効化している必要があります
- 録画・文字起こし・要約の可否は管理設定に依存します
事前の注意点
- 参加者への事前通知（AI要約を利用する旨）が必要な場合があります
- 社内ルールに基づき、会議内容の取り扱い範囲を確認してください
手順：4ステップで始めるAI Companion
Step 1: AI Companionを有効化する
- ZoomのWebポータルに管理者または利用者としてログイン
- 設定画面から「AI Companion」関連項目を確認
- 会議要約機能が有効になっていることを確認
Step 2: 通常どおりZoomミーティングを実施
- 特別な操作をしなくても、対象設定が有効な会議では要約生成が可能
- 録画や文字起こしが要件となる場合があります（設定依存）
Step 3: 会議後に要約を確認する
会議終了後、Zoomのミーティング履歴や通知から要約を確認できます。
Step 4: 要約内容を整理・共有する
実務での使い方例：
この会議要約をもとに、社内共有用に
1) 決定事項
2) 担当者付きToDo
3) 未決事項
を箇条書きで整理してください。
💡 AIが生成した要約は下書きとして扱い、人が確認・修正する前提で利用してください。
職種別の活用シーン
営業
- 商談後の打ち合わせ要点を即日共有
- 顧客要望・次回アクションの整理
プロジェクトマネージャー
- 定例会議の決定事項とToDo抽出
- 複数会議の要点をまとめた進捗確認
人事・総務
- 面談・説明会の要点整理
- 社内説明会後のフォロー資料作成
よくある失敗と回避策
| よくある失敗 | 回避策 |
|---|---|
| 要約を公式議事録としてそのまま使う | 重要会議では必ず人が内容を精査・補足する |
| 誰が担当か不明確なまま共有する | 要約後に必ず担当者・期限を追記する |
| 機密会議で無意識に利用してしまう | 会議種別ごとにAI利用可否ルールを決める |
セキュリティ・コンプライアンス観点
Zoomは、AI Companion利用時のデータ取り扱いについて、顧客コンテンツをモデル学習に使用しない旨を公式に説明しています。ただし、詳細条件は契約内容や設定に依存します。
社内で最低限決めておきたい事項
- AI要約を使ってよい会議の範囲
- 参加者への事前通知ルール
- 要約データの保存・共有範囲
- 外部共有時の取り扱い方針
FAQ
Q1. すべての会議で自動的に要約されますか？
いいえ。プラン、管理設定、会議設定によって異なります。事前にテスト会議で確認することを推奨します。
Q2. 日本語の会議でも使えますか？
Zoomは多言語対応を進めていますが、対応状況や精度は更新される可能性があります。最新情報は公式案内をご確認ください。
Q3. 録画しなくても要約できますか？
要約機能の要件は設定によって異なります。文字起こしや録画が必要な場合があります。
まとめと次のアクション
Zoom AI Companionは、「会議後の整理作業」を短縮する補助ツールとして有効です。一方で、判断や正式記録の責任は人にあります。
次のアクション
- 小規模な定例会議で試験導入する
- 要約の精度と運用フローを確認する
- 社内ルール（通知・保存・共有）を明文化する
参考リンク
※本記事は一般的な情報提供であり、法務・監査の個別助言ではありません。最終判断は社内ルールおよび専門家にご確認ください。