【初心者向け】Microsoft Copilot in Outlookの使い方｜メール作成・要約を効率化する基本操作
Microsoft Copilot in Outlookとは
メール業務について、次のような課題を感じていないでしょうか。
- 返信文を考えるのに時間がかかる
- CCが多い長文メールの要点がつかめない
- 丁寧さと簡潔さのバランスに毎回悩む
Microsoft Copilot in Outlookは、Outlook上でメール文面の作成・要約・書き直しを支援するAI機能です。
メール業務の「考える時間」を短縮し、確認や判断に集中することを目的としています。
この記事では、AIに詳しくないビジネスパーソンでも安心して使えるよう、Copilot in Outlookの基本を整理します。
用語解説（初心者向け）
| 用語 | 説明 |
|---|---|
| Outlook | Microsoftが提供するメール・予定表管理ツール |
| Microsoft Copilot | Microsoft 365に統合された生成AIアシスタント |
| Copilot in Outlook | Outlook内で使えるCopilot機能 |
| 要約 | メールスレッドの内容を短く整理したもの |
準備（必要なアカウント・料金プラン・権限・注意点）
必要なアカウント
- Microsoftアカウント
- Microsoft 365の契約
料金プランについて
Copilot in Outlookは、Microsoft 365向けのCopilotライセンスに含まれる機能として提供されています。
プラン構成や提供範囲は変更される可能性があるため、必ず公式情報を確認してください。
権限と管理設定
- 法人利用では、管理者がCopilot機能を有効化している必要があります
- メールデータへのアクセスは、利用者自身のメールボックスに限定されます
利用前の注意点
- 機密メールや対外文書への利用可否は、社内ルールを必ず確認してください
- Copilotは下書き支援であり、最終送信責任は利用者にあります
基本操作：4つのステップ
Step 1：新規メールでCopilotを起動する
- Outlookで新規メールを作成
- メール本文欄でCopilotのアイコンを選択
- 指示入力欄が表示されます
Step 2：メールの下書きを作成する
コピペ用プロンプト例(返信文)
以下の内容に対して、丁寧で簡潔な返信メールの下書きを作成してください。
相手は取引先で、過度に堅すぎない表現にしてください。
Copilotが提案した文面をベースに、人が調整します。
Step 3：長文スレッドを要約する
コピペ用プロンプト例(要約)
このメールスレッドを要約し、決定事項と次のアクションを整理してください。
関係者が多いメールでも、状況把握が容易になります。
Step 4：トーンを書き換える
コピペ用プロンプト例(書き直し)
この文章を、社内向けに簡潔な表現に書き直してください。
ビジネスでの具体例（職種別）
営業
- 商談後のお礼メールやフォローアップ文面の下書き
- 顧客からの長文問い合わせ内容の要点把握
管理部門（人事・総務）
- 社内アナウンスメールの文面作成
- 複数部署が関与するメールスレッドの整理
マネジメント
- 報告メールの要点把握
- 部下へのフィードバック文のたたき台作成
よくある失敗と回避策
| よくある失敗 | 回避策 |
|---|---|
| AIの文章をそのまま送信する | 宛先、敬称、条件表現を必ず人が確認する |
| 指示が曖昧で意図と違う文面になる | 相手、目的、トーンを明確に指示する |
| 機密内容を無意識に扱う | 機密区分ごとの利用可否を事前に決める |
セキュリティ・コンプライアンス観点（社内利用の注意）
Microsoftは、Microsoft 365 Copilotについて、組織のデータをAIモデルの学習に使用しない旨を公式に説明しています。ただし、詳細は契約条件や管理設定に依存します。
社内で整理しておきたいポイント
- Copilot利用が許可されるメールの範囲
- 対外メールでの利用ルール
- 生成文のレビュー責任
- 誤送信防止の確認フロー
FAQ
Q1. Copilotは自動でメールを送信しますか？
いいえ。文面の提案までがCopilotの役割で、送信操作は利用者が行います。
Q2. 日本語メールでも自然に使えますか？
日本語対応していますが、微妙な敬語や業界特有表現は人の確認が必要です。
Q3. 過去メールも要約できますか？
はい。スレッド形式のメールについて、要約支援が可能です。
まとめ（次のアクション）
Microsoft Copilot in Outlookは、メール作成と読解の負担を軽減する補助ツールです。
時間短縮の効果は大きい一方で、判断と責任は人が持つ必要があります。
次のアクション
- 社内メールや下書き用途から試す
- よく使う指示文（プロンプト）を定型化する
- 社内ルールに沿った利用範囲を明確にする
参考（公式・一次情報中心）
※本記事は一般的な情報提供であり、法務・監査の個別助言ではありません。最終判断は社内ルールおよび専門家にご確認ください。