【2025年版】Google DocsのGemini活用術｜企画書・報告書を3倍速で作成する方法

2025-12-29

Google Docsに統合されたGeminiを使い、文章の下書き・要約・書き直しを効率化する具体的な手順と、社内で安全に運用するためのポイントを解説します。

Google Docs Gemini 文章作成 業務効率化 生成AI

Google DocsのGeminiとは？文章作成を加速するAI機能

ビジネス文書の作成で、こんな悩みを抱えていませんか？

  • 企画書や報告書の書き出しに時間がかかる
  • 文章を簡潔にまとめ直す作業が負担
  • 読み手（上司・顧客）に合わせた表現調整が難しい

Google Docsに統合されたGeminiは、こうした課題を解決するAI機能です。文章の下書き作成・要約・書き直しをサポートし、白紙からのスタートにかかる時間を大幅に短縮できます。

ただし、Geminiはあくまで「たたき台」を素早く用意するためのツールです。最終的な品質チェックと調整は、必ず人が行う前提で活用しましょう。

この記事では、Google Docsを日常的に使うビジネスパーソン向けに、基本操作と安全な運用方法を解説します。

押さえておきたい基本用語

用語 説明
Google Docs Googleが提供するオンライン文書作成ツール
Gemini GoogleのAIブランド。Workspace各アプリに統合されている
生成AI機能 指示文をもとに文章案を生成・編集する仕組み
下書き（ドラフト） 最終版ではなく、人が修正する前提の文章

利用前の準備

必要な環境

  • Googleアカウント
  • Google Workspaceの契約（個人向けGoogleアカウントでは利用できない場合があります）

料金プランについて

Google DocsのAI機能は「Gemini for Workspace」として提供されています。プラン内容や提供範囲は変更される可能性があるため、最新情報は公式サイトで確認してください。

権限と管理設定

  • 組織利用では、管理者がAI機能を有効化している必要があります
  • AIが参照できるのは、利用者がアクセス権を持つドキュメントのみです

利用前の注意点

  • 機密文書や対外資料への利用可否は、社内ルールを必ず確認してください
  • 生成された文章は提案であり、正確性や妥当性の確認が必要です

基本操作ガイド：4つのステップ

Step 1: Google DocsでGeminiを呼び出す

  1. Google Docsで新規または既存ドキュメントを開く
  2. 文書内でAI支援のメニュー（「文章作成を手伝う」等）を選択
  3. 指示入力欄が表示される

※表示名や操作位置はアップデートにより変更されることがあります。

Step 2: 文章の下書きを作成する

コピペ用プロンプト例(企画書冒頭)

新規社内プロジェクトの企画書として、
背景、目的、期待される効果を
ビジネス向けに簡潔にまとめてください。

Step 3: 既存文章を要約・整理する

コピペ用プロンプト例(要約)

この文章を、経営層向けに
3分で読める要約にしてください。

Step 4: 表現やトーンを書き直す

コピペ用プロンプト例(書き直し)

この文章を、社外向けの
丁寧で分かりやすい表現に書き直してください。

職種別の活用シーン

企画・事業開発

  • 企画書や提案資料の構成案・冒頭文の作成
  • 既存資料の要点整理

管理部門（人事・総務・経理）

  • 社内通知文や制度説明文の下書き
  • 長文規程の要約作成

営業

  • 提案書の説明文たたき台
  • 商談内容をもとにした報告書下書き

よくある失敗と回避策

失敗パターン 回避策
AIの文章をそのまま正式文書にする 数値・条件・責任範囲は必ず人が確認する
指示が抽象的で使いづらい文章になる 読み手、用途、文量を具体的に指定する
機密情報を無意識に入力する 社内の情報区分とAI利用ルールを事前に確認する

セキュリティとコンプライアンスの確認事項

Googleは、Google WorkspaceのAI機能について「顧客データをモデル学習に使用しない」と公式に説明しています。ただし、詳細条件は契約内容や設定に依存するため、必ず確認してください。

社内で整理しておきたいポイント

  • AI利用が許可される文書種別
  • 個人情報・機密情報の入力可否
  • 生成文書のレビュー・承認フロー
  • 社外共有資料への転用ルール

よくある質問（FAQ）

Q1. 生成された文章は自動保存されますか？

提案として挿入されますが、反映・修正は利用者が行います。

Q2. 日本語でも自然に使えますか？

日本語対応していますが、表現の自然さは内容によって異なります。重要文書は必ず確認してください。

Q3. 既存ドキュメント全体の要約もできますか？

はい。内容をもとに要約や書き直しを行うことが可能です。

まとめ：今日から始める3つのアクション

Google DocsのGeminiは、文章作成の初速を上げるための補助ツールです。品質担保や最終判断は人が行う前提で活用しましょう。

次のステップ

  1. 社内向け資料や下書き用途から試してみる
  2. よく使う指示文をテンプレート化する
  3. 社内AI利用ルールと合わせて運用を整理する

参考リンク

※本記事は一般的な情報提供を目的としており、法務・監査の個別助言ではありません。最終判断は社内ルールおよび専門家にご確認ください。