Microsoft Copilot in Outlookとは何か
日々の業務でメール対応に多くの時間を取られている方は少なくありません。
- メールの文章を考えるのに時間がかかる
- CCが多い長文スレッドを追うのが大変
- 失礼のない表現か毎回不安になる
Microsoft Copilot in Outlookは、Outlookに統合された生成AI機能で、メール作成や要約を支援することを目的としています。返信を自動送信するものではなく、下書きや整理を手伝う補助ツールとして使うのが前提です。
この記事では、Outlookを日常的に利用しているビジネスパーソン向けに、Copilot in Outlookの基本的な使い方と注意点を整理します。
前提知識と用語のやさしい定義
- Outlook: Microsoftが提供するメール・予定表管理ツール
- Microsoft Copilot: Microsoft 365に統合された生成AIアシスタント
- Copilot in Outlook: Outlook内で使えるCopilot機能
- メール要約: メールスレッドの要点を短く整理した内容
準備（必要なアカウント/料金プラン/権限/注意点）
必要なアカウント
- Microsoftアカウント
- Microsoft 365の法人向け契約
料金プランについて
Copilot in Outlookは、Microsoft 365 Copilotライセンスに含まれる機能です。対象プランや提供範囲は変更される可能性があるため、必ず公式情報を確認してください。
- Microsoft Copilot公式: https://www.microsoft.com/microsoft-copilot
- Microsoft 365 Copilot概要: https://learn.microsoft.com/microsoft-365-copilot/
権限と利用条件
- 組織の管理者がCopilot機能を有効化している必要があります
- Copilotは利用者がアクセス権を持つメール内容のみを対象に動作します
利用前の注意点
- 機密情報や個人情報を含むメールでの利用可否は、社内ルールを確認してください
- Copilotの提案文は必ず人が確認・修正します
手順（画面操作を想定したステップ）
Step 1: Copilotを起動する
- Outlookで新規メールまたは返信メールを開く
- メール作成画面に表示されるCopilotアイコンを選択
- 指示入力欄が表示される
Step 2: メールの下書きを作成する
指示例: 「取引先への進捗報告メールを、丁寧で簡潔なビジネス文で作成してください」
Copilotが文面案を提示するので、内容や表現を確認します。
Step 3: 既存メールを要約する
指示例: 「このメールスレッドを要約し、決定事項と未対応事項を整理してください」
長いやり取りの全体像を短時間で把握できます。
Step 4: トーンを調整する
指示例: 「この文章を、より柔らかい表現に書き直してください」
ビジネスでの具体例（職種別）
営業
- 商談後のお礼メールやフォローアップ文の下書き
- 長文スレッドからの要点把握
管理部門（人事・総務）
- 社内連絡メールの文面作成
- 問い合わせ対応メールの表現調整
マネジメント
- 部下からの報告メールの要約確認
- 意思決定前の情報整理
よくある失敗と回避策
1. Copilotの文章をそのまま送信する
回避策: 宛先や文脈に合っているか必ず確認する
2. 指示が曖昧で使いづらい文面になる
回避策: 相手、目的、文量を具体的に指定する
3. 機密情報を含めて指示してしまう
回避策: 内容の抽象化や社内ルールの再確認を行う
セキュリティ/コンプライアンス観点（社内利用の注意）
Microsoftは、Microsoft 365 Copilotについて組織のデータをAIモデルの学習に使用しないと公式に説明しています。ただし、適用条件は契約内容や管理設定に依存します。
- Microsoft Trust Center: https://www.microsoft.com/trust-center
社内で整理しておきたいポイント:
- Copilot利用が許可されるメール内容の範囲
- 個人情報・機密情報の取り扱い
- AI生成文のレビュー責任
- 社外送信時のチェック体制
FAQ
Q1. Copilotが勝手にメールを送信しますか？
いいえ。下書きや提案のみで、送信操作は利用者が行います。
Q2. 日本語のメールでも使えますか？
日本語対応していますが、最終的な表現確認は必須です。
Q3. 全てのメールで自動的に使われますか？
いいえ。利用者が明示的にCopilotを起動した場合のみ動作します。
まとめ（次のアクション）
Microsoft Copilot in Outlookは、メール作成と理解にかかる時間を減らすための補助ツールです。考える作業をAIに任せきりにせず、人の判断と組み合わせて使うことが重要です。
次のアクション:
- 社内向けメールなど低リスクな用途から試す
- よく使う指示文を整理する
- 社内ルールと照らし合わせて運用を決める
参考（公式・一次情報中心）
- Microsoft Copilot公式: https://www.microsoft.com/microsoft-copilot
- Microsoft 365 Copilot概要: https://learn.microsoft.com/microsoft-365-copilot/
- Microsoft Trust Center: https://www.microsoft.com/trust-center
※本記事は一般的な情報提供であり、法務・監査の個別助言ではありません。最終判断は社内ルールおよび専門家にご確認ください。